We ontkomen er tegenwoordig niet meer aan. Dagelijks stromen de mailtjes binnen van bijzondere aanbiedingen, verschillende firma’s, maar ook van vrienden of collega’s. Sommige mailtjes gooien we soms al meteen weg, maar andere bewaren we om ze later te lezen, beantwoorden, of alsnog weg te gooien als blijkt dat ze toch niet zo interessant zijn. We hebben niet maar één account, maar vaak ook nog een tweede account of een werkaccount. Kortom, de mail kost ons toch dagelijks redelijk veel tijd en dit zorgt voor stress!
Zowel op het werk als op de mobiele telefoon, hebben veel mensen meldingen aanstaan van telefoontjes, mailtjes en agenda’s. Aan de ene kant zorgen deze meldingen ervoor dat we niet constant zelf moeten nadenken óf er misschien een mailtje is binnengekomen, maar tegelijkertijd zorgt iedere melding voor een vernieuwde alertheid. Deze kleine ‘boost’ kost ons energie en kan ons in de loop van de tijd vermoeider maken.
Net als via de mobiele telefoon, hebben mensen ook vaak het gevoel dat ze constant via de mail bereikbaar moeten zijn. De meeste smartphones hebben een e-mail-app en daar maken we dan ook dankbaar gebruik van! We controleren onze mail vaker dan we zelf beseffen en dit wordt door de omgeving soms ook van ons verwacht.
Ondanks dat we veel mailtjes in eerste instantie al weggooien, is het een vorm van informatie die steeds weer binnenkomt. Je leest het mailtje ‘even’, maar deze informatie wordt onbewust wel ergens opgeslagen. Net als lang tv kijken, leren, of luisteren naar een lange toespraak, is het lezen van veel (irrelevante) informatie voor onze hersenen erg vermoeiend. Ondanks dat het niet heel bewust opgeslagen wordt, moeten onze hersenen het toch allemaal verwerken. Ze moeten namelijk filteren wat écht belangrijk is. Zonder dat we het beseffen kosten al die mailtjes ons dus veel energie, dit maakt ons vermoeid en over langere tijd kan dit ons ook gestrest maken.
We zijn bezig met een opdracht… PING, een mailtje. Laten we maar eens kijken wat er in die mail staat. Vaak beantwoorden we eerst deze mail, maar doen ook taken die hierbij horen, zoals het navragen bij een collega, iets opzoeken op internet, of iemand bellen. Nadat we de mail hebben beantwoord, gaan we weer terug naar de eerste taak. Het schakelen tussen deze taken is ten eerste redelijk vermoeiend voor onze hersenen en ten tweede kost het schakelen tussen taken meer tijd. Het zou dus efficiënter zijn de ene taak af te maken om vervolgens pas te antwoorden, maar vaak is het geen kwestie van één mailtje, dus is het lastig dit zo te clusteren.
Wat zouden we nou kunnen doen aan deze onvoorziene mailtjes die door de dag heen blijven komen?
Alleen e-mailstress leidt natuurlijk niet tot een burn-out. Echter kan het totaalpakket van alle stress (waaronder de e-mail) er wel voor zorgen dat we een burn-out krijgen. Merkt u nou dat u zich de laatste tijd constant vermoeid en gestrest voelt en bent u bang dat u het op deze manier niet veel langer meer volhoudt? Denk dan eens aan coaching.
Geschreven door Shirley Arfman, psycholoog
